Otimização do trabalho
Encontrar o atrito é o primeiro passo. O próximo é eliminá-lo.
Redesenhamos tarefas, processos e formas de coordenação para reduzir trabalho desnecessário, simplificar a operação e recuperar capacidade.
Não se trata de pedir que a equipe trabalhe mais rápido. Trata-se de que ela precise de menos esforço para chegar ao mesmo resultado, ou a um melhor.
Muitos problemas de produtividade não são problemas das pessoas.
Uma tarefa pode demorar demais porque exige informação de três lugares.
Um vendedor pode passar horas em tarefas administrativas porque o processo foi crescendo ao redor dele.
Uma aprovação pode passar por quatro pessoas, embora só uma realmente decida.
Uma equipe pode manter uma planilha porque dois sistemas não trocam informação.
Uma reunião pode existir simplesmente porque sempre existiu.
Com o tempo, as organizações acumulam pequenas camadas de complexidade. A DeepWork trabalha sobre essas camadas.
O que otimizamos
Não buscamos tornar tudo mais eficiente. Buscamos identificar o que merece continuar existindo.
-
01
Tarefas
Revisamos atividades recorrentes para determinar quais geram valor, quais podem ser reduzidas e quais deixaram de fazer sentido.
-
02
Processos
Analisamos etapas, sequências, esperas, exceções e fluxos complexos sem necessidade.
-
03
Aprovações
Revisamos controles e níveis de autorização que acrescentam tempo sem necessariamente reduzir risco.
-
04
Coordenação
Reduzimos dúvidas, follow-ups e dependências que obrigam as pessoas a correr atrás de informação.
-
05
Informação e conhecimento
Reduzimos o tempo perdido procurando, conferindo e reconstruindo informação: documentos dispersos, versões inconsistentes, planilhas paralelas e conhecimento que depende de uma pessoa.
-
06
Reuniões
Revisamos propósito, frequência, duração, participantes e alternativas assíncronas quando fizer sentido.
-
07
Ferramentas
Detectamos atritos causados por sistemas desconectados, planilhas paralelas ou uso inadequado das ferramentas existentes.
-
08
Trabalho de alto valor
Identificamos quais atividades exigem critério, análise, relacionamento ou criatividade e o que está atrapalhando.
Nem todo problema precisa de automação
Antes de automatizar uma tarefa, perguntamos por que ela existe.
Imagine um relatório que consome 20 horas por mês.
Poderíamos automatizá-lo. Mas antes precisamos saber:
Alguém realmente usa esse relatório?
Se a resposta for não, automatizá-lo seria investir para produzir de forma mais eficiente algo desnecessário.
Por isso seguimos uma ordem
- EliminarPrecisamos fazer isso?
- SimplificarDá para fazer de um jeito mais simples?
- AutomatizarPrecisa de intervenção humana?
- ConcentrarOnde uma pessoa realmente gera valor?
A melhor automação de uma tarefa desnecessária pode ser simplesmente deixar de fazê-la.
Como intervimos
De um achado a uma nova forma de trabalhar.
-
01
Priorizar
Não tentamos mudar tudo de uma vez. Escolhemos oportunidades por capacidade recuperável, impacto, dificuldade, investimento e dependências.
-
02
Redesenhar
Definimos como a tarefa ou o processo deveria funcionar depois de remover etapas e complexidade desnecessária.
-
03
Implementar
Acompanhamos as mudanças em processos, responsabilidades, ferramentas e formas de coordenação.
-
04
Automatizar quando faz sentido
Se uma atividade necessária continua repetitiva ou previsível, avaliamos tecnologia, integrações ou IA.
-
05
Medir
Comparamos o funcionamento posterior com a situação inicial.
Um exemplo
Uma solicitação de informação comercial.
Antes
- Vendedor
- WhatsApp para o Administrativo
- O Administrativo consulta o sistema
- Consulta outra área
- Resposta ao Administrativo
- WhatsApp para o vendedor
- O vendedor responde ao cliente
6 etapas · 3 pessoas · várias interrupções
Depois
- Vendedor
- Informação disponível diretamente
- Cliente
2 etapas · 1 pessoa
O objetivo não era que o Administrativo respondesse mais rápido. Era eliminar a necessidade de consultá-lo.
Três tipos de solução
A solução depende do problema.
-
01
Mudança operacional
Eliminar tarefas, reduzir etapas, mudar responsabilidades, alterar uma aprovação, reorganizar informação ou eliminar uma reunião.
Pode não exigir nenhuma tecnologia.
-
02
Tecnologia existente
Configurar melhor uma ferramenta, integrar sistemas que já existem ou adotar uma solução disponível no mercado.
Nem sempre faz sentido desenvolver algo novo.
-
03
Automação ou desenvolvimento
Quando há uma necessidade real que não está bem resolvida, podemos implementar automações, IA, integrações ou soluções específicas.
A tecnologia entra quando gera uma melhoria justificável.
Pessoas
Recuperar capacidade não significa necessariamente reduzir equipes.
Uma empresa pode usar a capacidade recuperada para:
- Atender mais clientes
- Vender mais
- Reduzir tempos de resposta
- Absorver o crescimento
- Diminuir horas extras
- Resolver trabalho acumulado
- Melhorar a qualidade
- Liberar tempo para atividades de maior valor
O objetivo é aumentar a capacidade disponível sem assumir que a resposta é sempre contratar mais pessoas.
Resultado
Menos trabalho desnecessário. Mais capacidade disponível.
Depois de uma intervenção, deveríamos poder comparar:
Antes
- Tempo consumido
- Etapas
- Interações
- Pessoas envolvidas
- Esperas
- Retrabalho
- Custo operacional
Depois
- Tempo necessário
- Etapas eliminadas
- Interações reduzidas
- Automação
- Capacidade recuperada
- Impacto econômico
Uma recomendação implementada ainda não é um resultado. O resultado aparece quando conseguimos observar que a forma de trabalhar mudou.
Relação com o diagnóstico
Primeiro evidência. Depois intervenção.
O redesenho pode começar a partir de um Diagnóstico DeepWork ou de um problema operacional que a organização já identificou.
Quando ainda não está claro onde está a causa do problema, recomendamos começar pelo diagnóstico.
Conhecer o Diagnóstico DeepWorkPode haver uma oportunidade de redesenho quando…
- “Temos etapas demais para fazer algo simples.”
- “Tudo precisa de aprovação.”
- “Os vendedores passam tempo demais fazendo trabalho administrativo.”
- “A mesma informação é lançada mais de uma vez.”
- “Temos sistemas, mas continuamos usando planilhas paralelas.”
- “Tudo acaba sendo resolvido pelo WhatsApp.”
- “Temos tudo no Google Drive e ninguém encontra nada.”
- “Contratamos gente porque a equipe não dá conta.”
- “Automatizamos algumas coisas, mas o processo continua lento.”
- “Há tarefas que só uma pessoa sabe fazer.”
- “Cada área funciona bem sozinha, mas coordenar entre elas é difícil.”
O sintoma pode aparecer em uma pessoa. A causa pode estar no sistema de trabalho.
Perguntas frequentes
Sobre o redesenho.
O que é o Redesenho e Otimização do Trabalho?
É a intervenção que corrige o que consome capacidade em uma equipe ou processo. Eliminamos tarefas e etapas desnecessárias, simplificamos processos e aprovações, organizamos a coordenação e a circulação de informação e, quando realmente faz sentido, incorporamos tecnologia. Depois comparamos com a situação inicial para ver se a forma de trabalhar mudou.
Preciso fazer o diagnóstico primeiro?
Nem sempre. O redesenho pode partir de um problema operacional que vocês já identificaram. Se ainda não está claro onde está a causa, recomendamos começar pelo Diagnóstico DeepWork.
Sempre termina em software ou automação?
Não. Muitas vezes a solução é uma mudança operacional: remover etapas, alterar uma aprovação ou eliminar uma reunião. Outras vezes basta aproveitar melhor uma ferramenta existente. A automação ou o desenvolvimento entram quando geram uma melhoria justificável.
Recuperar capacidade significa reduzir pessoal?
Não necessariamente. A capacidade recuperada pode ser usada para atender mais clientes, vender mais, responder mais rápido, absorver crescimento, reduzir horas extras ou dedicar tempo a trabalho de maior valor. Como usá-la é uma decisão de cada empresa.
Como vocês sabem se funcionou?
Comparamos o funcionamento posterior com a situação inicial: tempo, etapas, interações, esperas e retrabalho. Para nós, uma recomendação implementada ainda não é um resultado: o resultado é a forma de trabalhar ter mudado.
Vocês organizam nossas pastas ou nosso Drive?
Não se trata de organizar pastas, e sim de reduzir o atrito de trabalhar com informação desorganizada. Informação dispersa → buscas → dúvidas → interrupções → duplicação → retrabalho → capacidade perdida. Analisamos como ela é criada, guardada, compartilhada e encontrada e redesenhamos o acesso, qualquer que seja a ferramenta: Drive, SharePoint, Dropbox ou pastas de rede.
Redesenho e otimização
Antes de pedir mais capacidade à sua equipe,
vamos revisar quanto trabalho
poderia deixar de existir.
Identificamos o que eliminar, o que simplificar e o que merece ser automatizado.